【DMS17の送受信】詳しい説明


1.まず アウトルックエクスプレスで送受信ができるように設定しておいてください。

   (これは、PCのメーカーまたはプロバイダーによって違うので各自の設定が必要です)


2.DMS17を開きメインパネルより「メールアドレス入力」のボタンを押してください。



























3.下のようなフォームが開きます。そこには最低、本部と自分の支部のメールアドレスを入れることが必要です。





















4.メールアドレスを入力したなら、フォームを閉じて一旦メインパネルに戻ります。


5.次に、「印刷メニュー」の横の緑のボタンを押して印刷フォームを出してください。






















6.このフォームの真ん中に「賦課金請求書本部」と「賦課金請求書支部」がありますが、

各支部の方は右の「賦課金請求書支部」を使ってください。左の方は本部用で各支部には用事のないものです。


7.「支部別入力」の横の三角ボタンを押していただくと、自分の支部の名前がその下に表示されます。


8.それをマウスでクリックしていただくと、「支部別入力」フォームが開きます。



















9. このフォームの右側には、いままで大理生フォーム入力した各支部員のデータがすでに入っているはずです。


10.さて左側のテキストボックスには何も入力されていません。ここに本部より送ってきた

今月の賦課金請求書の数字を入れてください。

11.左側の部分(本部よりの請求)は毎月変わりますが、そんなに変化があるわけではありません。変更のあったところだけを毎月書き換えていただければいいのです。


12.フォームの下のほうにある「増減の内容」のほうは、各自支部でその月の変化のあったことを書き込んでください(tabキーを使うと便利です)。


13.ただし「臨時会費3」の項目の「0」だけは「null値」にしないでください。合計計算ができなくなります。


14.ここですこし「臨時会費3」について説明したいと思います。この件についてはマニュアルに書いた部分を引用します。


本部の方へ 賦課金請求書の臨時会費3のところは 個人の集金金額を書くのではなくて 各支部単位でなんぼの集金金額を書くようになっております。その為、大理生Fには臨時会費3はありません。支部単位での集金にお使いください。(でも そこの金額を「null値」にすると 合計金額がでてこないような設定になっておりますので 集金金額がない時は常に「0」にしておいてください


15.入力が済んだらフォームを閉じてもらってもいいです(左上の×ボタンを押す)し、ここから「プレビューと印刷」ボタンを押すことによって賦課金請求書のプレビューまたは印刷ができるようになっております。(その前に「ツール」→「オプション」の「全般」タブで「余白」がすべて0.5cmになっているか、そしてあなたのPCにプリンターが設定されているか、もう一度確認してください)


16.できましたらここで一度請求書の間違いがないかメールで送る前にプレビューしてみることをお勧めします。支部の各組合員のデータがちゃんと入っていたなら、「支部別プレビュー」の横の三角ボタンを押していただくと、その支部の名前がその下に表示されるはずです

17.それをマウスでクリックしていただくと、「今月の支部長会費」が出ますので、これに金額を入れてください。(支部長会費は年度を通して変わるときがあるので、毎月入力をするように設定してあります)


18.次に「請求確定日」と「引落日」も同様に入力してください。


19.ちゃんとプレビューできたでしょうか?スナップショットビューワーがアクセスにインストールされていないとコノファイルはみることはできません。またスナップショットビューワーから直接メールを送信することもできます。スナップショットビューワーに関してはまたマニュアルより引用して説明します。


もし あなたのPCにアクセス2000ははいっているが スナップショットビューワーが入っていなくて、officeのCDが見当たらない時、そんなときの為 このCDのなかにスナップショットビューワーを入れてあります。でもあなたのPCに単にコピーしたから といってみれるわけではありません。かならずそこにある「snap.htm」を見てからインストールしてください。それからインターネットにつなげることができる方はMicrosoftのHPより.スナップショットビューワーをてにいれることができます。





 20.ここまでくるといよいよ送信できるようになります。「本部へメール送信」の上のボックの三角ボタンを押していただくと、あなたの支部の名前が書かれたボックスが開きますので、同じようにそれをマウスでクリックしてください。


21.先ほどと同様に支部長会費、請求確定日、引落日の入力の後、「名前をS支部名に変えて保存します」とでます。これは後で保存ファイルで確認することができるようにしているからです。


22.その後お使いのPCのメイラーが起動して、先ほどのスナップファイルがメイラーに添付されているのがわかると思います。
 


23.コメントのところには、各自本部につたえることがあれば記入してください。


最後に・・・

そんなにむつかしくはないと思いますので各自やってみてください。